Valkoinen tausta, mustat kirjaimet kirjoitti jokin aika sitten viivyttelyn luonteesta valaisevasti. En tiedä, onko maailmassa ketään, joka tekisi kaikki tehtävänsä ripeästi heti ne saatuaan eikä vasta, kun deadline on pelottavan lähellä. Varmaa on kuitenkin, että Jarno Virtasen esittelemä kaava toimii silloinkin, kun tärkeät tehtävät täytyy priorisoida. Se selvittänee osaltaan, miksi niin monet opinnäytetyöt ovat kesken, vaikka bloggaamiseen ja surfaamiseen tuntuu helposti löytyvän aikaa tuntikausia päivittäin.
Tein myös mielenkiintoisen havainnon: jos esitellyn kaavan muuttujista yksikin on tuntematon, tehtävä menee välittömästi prioriteettilistan hännille, minne se helposti myös jää. Tyylikäs tapa tehdä tämä ikuinen hännillesiirto on tietenkin kirjoittaa tehtävä kalenteriin, jolloin homma on jo melkein tehty – ja sen voi hyvillä mielin unohtaa. Mitä kauemmas kalenteriin tehtävän laittaa, sitä kauemmin sitä voi lykätä. Kun tehtävä tulee kohdalle, se siirretään uuteen paikkaan, jolloin se on jälleen melkein valmis.
Viivyttelyllä on kuitenkin myös valitettava hintansa. Muistan joskus kauan sitten lukeneeni jutun ns. aikavarkaista: tekemättömät tehtävät syövät koko ajan pienen määrän energiaamme. Mitä enemmän tekemättömiä tehtäviä, sitä enemmän energiaa kuluu taustaprosesseihin, jotka eivät varsinaisesti tuota mitään. Onneksi tähänkin on ratkaisu: delegointi. Tehtävät siirretään muille, ja jos joku yrittää siirtää ne takaisin, teetetään toisella jotain lisätyötä. Se yleensä estää tehokkaasti tehtävän palaamisen omalle pöydälle ainakin joksikin aikaa.
Tämä viivyttelytaktiikka ja delegointi on yleisesti käytetty tapa siirtää tehtäviä. Kokemusteni mukaan harva asia hoituu yhdellä yhteydenotolla. Patistaminen ja paimentaminen on alkanut olla osa asioiden normaalia hoitamista. Lisäselvitysten pyytäminen, erilaisten palavereissa syntyvien rönsyjen seuraaminen ja organisointi vievät suuren osan tehokkaasta työajasta. Jossain on myös aina se yksi tiimin jäsen, jonka pöydälle tekemättömät tehtävät kertyvät valtavaksi vuoreksi, jossa muidenkin projektit lepäävät vetämässä sikiunta.
Jos viime tippaa ei olisi olemassa, en saisi mitään tehtyä.
Kerry Gleesonin tehokkuusohjelma Personal Efficiency Program eli PEP opettaa selviämään työtehtävistä nopeammin. Kannattaa tutustua aiheeseen osoitteessa http://mansetori.uta.fi/media/juttu/?id=1901
En ole itse vielä PEP-ohjelmaa kokeillut, kun en ole vielä ehtinyt. Ehkä sitten ensi viikolla.
Lopetin juuri päivän työt klo 23.02. Aamulla olin työhuoneella klo 11.00. Tsekkasin noi PEPin ohjeet linkin kautta. “Käy paperit heti läpi.” Miten minä tämän teen, jos moni gradulainen pukkaa gradua ja opetuskin pitäisi hoitaa? “Varmista oma työrauhasi.” Ammun siis kaikki opiskelijat oven ulkopuolelle? Eivätpähän häiritse työrauhaani ja voin hoitaa ne elossaolevat gradulaiset. “Työt lykkääntyvät ja kasaantuvat vain siksi ettei niitä tehdä heti.” Työt lykkääntyvät ja kasaantuvat siksi, että niitä on liikaa – yhdelle ihmiselle.
Miten en huomannutkaan, että ensimmäinen kommentoija oli myös Tuula – toinen kommentoija on eri Tuula.
Paappani kuolinilmoituksessa oli aikoinaan pieni pala Eino Leinon runosta Hymyilevä Apollo:
Yks vaan on taivas, yks Jumala vaan,
on jokaisella se sielussaan,
ja taivas on rauha täytetyn työn.
Se estävi aavehet yön.
Muistelen ko. lainausta aina ahdistuksen ja stressin tullen, koska se pitää niin hyvin paikkansa ja myös motivoi tekemään hommat loppuun hyvien unien toivossa.