Mika kirjoittaa Pähkinätehtaassa sähköpostiin vastaamatta jättämisestä. Täytyy tunnustaa, että olen itse syyllistynyt aivan liian monta kertaa sähköpostin ignorointiin. Mutta asiaa voi aina puolustella:

Noin vuodesta 1995 lähtien sähköpostiini tulevien viestien tulva on ollut niin suuri, että olen joutunut luopumaan hyvästä periaatteestani että kaikille vastataan. Hiljaisempina aikoina postilaatikon ylläpito sujuu vielä jotenkuten, mutta esimerkiksi tällä hetkellä sähköpostini tila on lähinnä katastrofaalinen.

Postilaatikkoni on jaettu neljään osastoon: Arkistoon, jonne siirrän käsitellyt asiat; muihin kansioihin, joihin postituslistoilta yms. paikoista tuleva posti suodattuu automaattisesti ja Inboxiin jonne tulevat ns. akuutit viestit. Inbox, eli Saapuneet, on jaettu lisäksi Outlookin toiminnoilla kahteen loogiseen osaan: tavallisiin viesteihin sekä niihin jotka olen merkinnyt suuremmalle prioriteetille.

Kun katselen postilaatikkoani tällä hetkellä, Inboxissa on 538 viestiä, joista n. 5% on merkitty korkealle prioriteetille. Uutta postia sataa kymmenien viestien päivävauhdilla, käytännössä nopeammin kuin sitä ehtii käsitellä (jos aikoo ehtiä tehdä muitakin töitä). Ja tähän lukemaan ei ole laskettu mukaan spammia, joka (luojan kiitos) suodattuu 99-prosenttisesti uuden aggressiivisen spammifiltterimme ansiosta.

Valitettavan usein käy niin, että jokin mielenkiintoinen tai tärkeäkin asia unohtuu muiden sähköpostien väliin ja löydän sen postilaatikostani vasta pitkän ajan kuluttua. Joskus viesti joutuu muiden joukkoon Arkistoon, jossa se hautautuu tuhansien kaltaistensa seuraan.

Mitä tämä tarkoittaa käytännössä? Sähköposti ei valitettavasti ainakaan minun kohdallani (eikä monen muunkaan kohdalla) ole vielä 100% luotettava väline. Siksi varmistan itse tärkeät asiat aina “perinteisillä” menetelmillä, eli käytännössä puhelinsoitolla. Jos sähköpostiin ei tahdo kuulua vastausta, ymmärrän että vastapuoli kärsii samasta ongelmasta ja lähetän rohkeasti uuden muistutuksen. Samaa suosittelen niille, jotka kommunikoivat minun ja kaltaisteni kanssa.

Kuulostaako tutulta? Vai olenko ainoa sähköpostivuoren alle hautautunut?

Yrityksen helpdesk on tietysti eri asia kuin kiireisen nörtin postilaatikko. Yritykselle tuleva sähköpostiliikenne on sellaista, johon täytyy reagoida tavalla tai toisella. Jos yritys luottaa siihen, että info-osoitteeseen saapunut posti lähetetään eteenpäin postituslistalle ja joku listan jäsenistä reagoi postiin kun huvittaa, katastrofin ainekset ovat valmiit. Joskus saattaa käydä niin, että kaikki listan jäsenet ovat hukkuneita postiin.

Tilanteeseen on erilaisia ratkaisuja aina hienostuneista sähköpostiliikennettä delegoivista palautteenkäsittelyjärjestelmistä sopimuspohjaisiin menetelmiin, jossa listan jäsenet keskinäisellä sopimuksella pitävät huolta siitä että posti ei missään tilanteessa katoa “kyllä-joku-muu-sen-hoitaa” -aukkoon.

Voin kuitenkin kuvitella, että jotenkin näin on päässyt käymään Mikan 11 kuukautta sitten lähettämän viestin kanssa. Rohkeasti uutta viestiä peliin ja toivotaan että ko. firma parantaa tapansa.